Ein Website-Projekt ist keine Bestellung, die man aufgibt und nach ein paar Wochen abholt. Es ist eine Zusammenarbeit. Die Agentur bringt Gestaltung und Technik mit. Sie bringen etwas mit, das niemand sonst hat: das Wissen über Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und das, was Sie von anderen unterscheidet.
Wenn Projekte ins Stocken geraten, liegt es selten an fehlendem Können auf einer Seite. Häufiger ist unklar, wer was bis wann liefert. Wir begleiten Website-Projekte seit 2003. Klar verteilte Aufgaben machen dabei oft den Unterschied zwischen einem entspannten und einem zähen Projekt. Diese Anleitung zeigt, wie Sie die Aufgaben von Anfang an sauber verteilen.
Die Aufgaben im Überblick
Die folgende Aufteilung ist typisch für eine Firmenwebsite. Im Einzelfall kann sie abweichen, etwa wenn die Agentur auch Texte und Fotos übernimmt.
| Bereich | Sie als Auftraggeber | Die Agentur |
|---|---|---|
| Inhalte | Fachwissen, Fakten, Texte oder Stichpunkte | Struktur, Textvorschläge, Lektorat |
| Bilder | eigene Fotos, Logo in Originaldateien | Auswahl, Zuschnitt, Optimierung |
| Firmenangaben | Impressumsdaten, Rechtstexte oder Zugang zum Rechtstextdienst | Einbindung und Platzierung |
| Zugänge | Einladungen zu Domain, Hosting, Google-Konten | technische Einrichtung |
| Entscheidungen | Freigaben in vereinbarten Fristen | Vorlagen zur Entscheidung, klare Fragen |
| Tests | Prüfung der eigenen Inhalte, Probeanfragen | technische Tests, Darstellung auf Geräten |
Halten Sie diese Aufteilung schriftlich fest. Das klingt bürokratisch, spart aber Ärger. Es genügt eine einfache Tabelle im Projektordner, die beide Seiten jederzeit einsehen können.
Wer auf Ihrer Seite welche Rolle hat
Auch auf Ihrer Seite sind meist mehrere Menschen beteiligt. Es hilft, ihre Rollen vorab zu klären:
- Projektverantwortung. Eine Person hält die Fäden zusammen, sammelt Rückmeldungen und gibt frei.
- Fachleute für Inhalte. Wer liefert die Angaben zu den einzelnen Leistungen? Oft sind das andere Kollegen als die Projektverantwortlichen.
- IT und Datenschutz. Wer kennt die bestehenden Zugänge, E-Mail-Einstellungen und Verträge mit Dienstleistern?
- Geschäftsführung. Sie sollte an wenigen festen Punkten entscheiden, etwa bei Struktur, Design und Start, statt jede Zwischenstufe zu begutachten.
Tragen Sie die Namen in die Aufgabentabelle ein. Dann weiß die Agentur, wen sie bei welcher Frage ansprechen kann.
Inhalte in brauchbarer Form liefern
Dass Inhalte früh kommen sollten, ist bekannt. Weniger bekannt ist, wie viel Zeit falsche Formate kosten. Ein Logo als kleines Bild aus einer E-Mail-Signatur, Texte als eingescanntes PDF, Fotos aus einem Messenger, die dabei stark verkleinert wurden. All das muss erst nachgefordert oder mühsam umgewandelt werden.
Diese Formen haben sich bewährt:
| Inhalt | Gut geeignet | Weniger geeignet |
|---|---|---|
| Logo | Vektordatei (SVG, EPS, PDF aus dem Grafikprogramm) | Bild aus Website oder Briefkopf |
| Fotos | Originaldateien in voller Größe | Bilder aus Messengern oder Präsentationen |
| Texte | bearbeitbares Dokument, eine Datei pro Seite | PDF, Scan, Text im E-Mail-Verlauf |
| Firmenangaben | aktueller Auszug mit allen Pflichtangaben | „wie auf der alten Website“ |
Benennen Sie Dateien so, dass klar ist, wohin sie gehören. „Leistung-Heizung-Text-v2.docx“ findet jeder wieder, „Dokument1.docx“ niemand.
Zugänge geben, ohne die Kontrolle abzugeben
Für die Arbeit an Ihrer Website braucht die Agentur Zugriff auf verschiedene Dienste: Domainverwaltung, Hosting, Google Search Console, Analysewerkzeuge. Der bequeme Weg wäre, Benutzername und Passwort per E-Mail zu schicken. Bitte nicht. Der bessere Weg ist, die Agentur einzuladen.
Fast alle wichtigen Dienste erlauben es, weitere Personen mit eigenen Zugängen und passenden Rechten hinzuzufügen. Das hat zwei Vorteile. Sie behalten selbst den Hauptzugang und können einzelne Zugänge später wieder entfernen. Außerdem bleibt nachvollziehbar, wer was geändert hat.
Rechte an Bildern und Texten klären
Jedes Foto, jede Grafik und jeder Text auf Ihrer Website braucht eine Nutzungserlaubnis. Bei eigenen Aufnahmen ist das meist einfach. Bei Bildern vom Fotografen, aus einer Bilddatenbank oder vom Hersteller Ihrer Produkte sollten Sie wissen, was erlaubt ist und ob ein Bildnachweis nötig ist.
Liefern Sie zu jedem Bild, das nicht von Ihnen stammt, kurz die Herkunft mit. Eine einfache Liste genügt: Dateiname, Quelle, Bedingungen. Das erspart später die mühsame Suche, wenn eine Anfrage zu einem Bild kommt. Bei Fotos, auf denen Mitarbeitende zu sehen sind, gehört deren Einverständnis dazu.
Rückmeldungen, die weiterhelfen
Irgendwann zeigt Ihnen die Agentur einen Entwurf. Jetzt kommt es auf die Qualität Ihrer Rückmeldung an. Drei Grundsätze helfen dabei, und der wichtigste ist der letzte.
Bündeln. Eine gemeinsame Liste aus Ihrem Haus statt vieler einzelner Nachrichten.
Konkret werden. „Gefällt mir nicht“ hilft niemandem. „Das Blau wirkt zu kühl für unsere Branche“ schon. Am besten mit einem Bildschirmfoto, auf dem die Stelle markiert ist.
Das Problem beschreiben, nicht nur die Lösung. Statt „Machen Sie das Logo größer“ hilft eher „Das Logo geht auf dem Smartphone unter“. Vielleicht gibt es eine bessere Lösung als die Vergrößerung.
Ein Beispiel für eine gute Rückmeldungsliste:
- Startseite, Überschrift: Wir arbeiten auch für Privatkunden, das fehlt.
- Leistungsseite Heizung, zweites Bild: Das zeigt eine Anlage, die wir nicht einbauen.
- Kontaktseite: Telefonnummer der Zentrale ist veraltet, neue Nummer im Anhang.
- Allgemein: Die graue Schrift ist auf dem Handy schwer zu lesen.
Was Sie von der Agentur erwarten dürfen
Zusammenarbeit gilt in beide Richtungen. Auch die Agentur hat Lieferpflichten, die über Design und Technik hinausgehen:
- Klare Fragen statt offener Bitten. „Sollen Preise auf der Website stehen, ja oder nein?“ ist leichter zu beantworten als „Schicken Sie uns mal Ihre Gedanken zu den Preisen“.
- Ein sichtbarer Stand. Sie sollten jederzeit wissen, was erledigt ist und was noch fehlt, etwa über eine gemeinsame Liste.
- Eine Testumgebung. Entwürfe und Zwischenstände sollten Sie auf einer Vorschau-Adresse ansehen können, nicht nur als Bild.
- Ehrliche Hinweise. Wenn eine Idee Ladezeit kostet oder die Pflege erschwert, sollte die Agentur das sagen, bevor sie es umsetzt.
Die Abnahme vorbereiten
Vor dem Start der Website steht die Abnahme. Prüfen Sie dabei neben dem Aussehen vor allem, ob alles funktioniert. Senden Sie eine Testanfrage über jedes Formular und prüfen Sie, ob sie ankommt. Lesen Sie die wichtigsten Seiten noch einmal Wort für Wort. Klicken Sie sich auf dem Smartphone durch das Menü.
Halten Sie fest, was nach dem Start noch offen ist, und vereinbaren Sie einen Termin dafür. So geht nichts verloren, auch wenn der Start schon gefeiert ist.
Nach dem Start geht es weiter
Mit dem Start ist die Zusammenarbeit selten beendet. Klären Sie, wer künftig Inhalte pflegt, wer Updates einspielt und wen Sie anrufen, wenn etwas nicht funktioniert. Eine kurze Einweisung in das Redaktionssystem gehört dazu.
Wenn Sie ein neues Website-Projekt planen, erfahren Sie unter Webdesign und Firmenwebsites, wie wir dabei vorgehen. Für die Betreuung nach dem Start finden Sie Informationen unter Hosting und Wartung.