In vielen Unternehmen wird KI längst genutzt, nur weiß niemand genau, von wem und wofür. Die eine schreibt Angebote mit einem Chat-Werkzeug vor, der andere lässt sich Tabellenformeln erklären, ein Dritter übersetzt Kundenmails. Manches davon ist hilfreich, manches riskant. Ohne gemeinsame Regeln entscheidet jede Person selbst.
Eine KI-Richtlinie schafft hier Klarheit. Sie sagt, welche Werkzeuge erlaubt sind, wofür man sie nutzen darf und wer die Verantwortung trägt. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie eine solche Richtlinie aufbauen. Die Frage, welche Daten in KI-Werkzeuge gehören, haben wir bereits in einer eigenen Datenschutz-Checkliste für KI-Werkzeuge behandelt. Hier geht es um die Organisation drumherum.
Warum gerade jetzt
Die Pflicht zur KI-Kompetenz gilt seit Februar 2025. Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt, dass Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen ergreifen, damit ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt. Betreiber ist dabei schon, wer KI-Werkzeuge im Unternehmen einsetzt. Eine schriftliche Richtlinie nennt das Gesetz nicht. Sie ist aber ein naheliegender Weg, zu zeigen, dass Sie das Thema geordnet angehen.
Ende 2025 hat die EU-Kommission mit dem sogenannten Digital Omnibus Vereinfachungen am AI Act vorgeschlagen, die auch diese Pflicht betreffen könnten. Beschlossen ist bei Erscheinen dieses Beitrags noch nichts. Für die Praxis ändert das wenig, denn klare Regeln schützen Sie vor Fehlern, ganz gleich, wie die Pflicht am Ende formuliert ist.
Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen zur KI-Verordnung sollten Sie fachkundigen Rat einholen.
Der Aufbau in zehn Abschnitten
1. Zweck und Geltungsbereich
Beginnen Sie mit zwei, drei Sätzen: Warum gibt es diese Richtlinie, und für wen gilt sie? Denken Sie an Aushilfen, Auszubildende und freie Mitarbeitende, die für Sie arbeiten. Sie nutzen KI genauso.
2. Zuständigkeit
Benennen Sie eine Person, die Ansprechpartnerin für alle KI-Fragen ist. Sie entscheidet über neue Werkzeuge, beantwortet Rückfragen und hält die Richtlinie aktuell. Ohne diese Person bleibt die Richtlinie ein Papier in der Schublade.
3. Freigegebene Werkzeuge
Führen Sie eine kurze Liste der erlaubten Werkzeuge, jeweils mit dem Tarif oder Firmenkonto, über das sie genutzt werden. Legen Sie außerdem fest, wie jemand ein neues Werkzeug vorschlägt. Ein einfaches Formular oder eine E-Mail an die zuständige Person reicht. Wichtig ist, dass Neues nicht heimlich, sondern über einen bekannten Weg dazukommt.
4. Einsatzzwecke als Ampel
Abstrakte Regeln verstehen Mitarbeitende schlecht. Beispiele helfen mehr. Bewährt hat sich eine Ampel:
| Ampel | Bedeutung | Beispiele |
|---|---|---|
| Grün | ohne Rückfrage erlaubt | Ideen sammeln, interne Texte entwerfen, öffentliche Dokumente zusammenfassen, Formeln erklären lassen |
| Gelb | erlaubt mit Prüfung durch eine zweite Person | Texte für Kunden und Website, Übersetzungen nach außen, Programmcode für produktive Systeme |
| Rot | nicht erlaubt | Entscheidungen über Bewerbungen oder Beschäftigte, ungeprüfte Rechts- oder Steuerauskünfte an Kunden, Eingabe von Geschäftsgeheimnissen in nicht freigegebene Werkzeuge |
Passen Sie die Beispiele an Ihren Betrieb an. Eine Steuerkanzlei setzt andere Grenzen als ein Handwerksbetrieb.
5. Umgang mit Daten
Verweisen Sie hier auf Ihre Datenschutzregeln, statt sie zu wiederholen. Ein Satz genügt, etwa: „Personenbezogene Daten und vertrauliche Unterlagen dürfen nur in die freigegebenen Werkzeuge und nur nach den Datenschutzregeln eingegeben werden.“
6. Prüfung und Verantwortung
KI-Werkzeuge erfinden manchmal Fakten und Quellen. Halten Sie deshalb fest: Wer ein Ergebnis verwendet, ist dafür verantwortlich, als hätte er es selbst geschrieben. Zahlen, Namen, Termine und rechtliche Aussagen werden immer an einer verlässlichen Quelle geprüft.
7. Offenheit gegenüber Kunden
Klären Sie, wann Sie Kunden sagen, dass KI im Spiel war. Zur Kennzeichnung bestimmter KI-Inhalte enthält die KI-Verordnung zusätzliche Pflichten, die laut Gesetzestext ab dem 2. August 2026 gelten sollen. Behalten Sie diesen Termin im Blick. Unabhängig davon gilt: Wer offen mit dem Einsatz umgeht, muss später nichts erklären.
8. Schulung
Legen Sie fest, wer wann geschult wird. Für den Anfang reicht eine kurze gemeinsame Einführung: Was können die Werkzeuge, wo liegen ihre Grenzen, wie sieht ein guter Arbeitsablauf aus. Neue Mitarbeitende bekommen die Einführung beim Start. Dokumentieren Sie, wer teilgenommen hat. Das ist der einfachste Nachweis, dass Sie die KI-Kompetenz Ihres Teams fördern.
9. Fehler und Vorfälle
Was passiert, wenn jemand versehentlich Kundendaten in ein falsches Werkzeug kopiert hat? Beschreiben Sie den Meldeweg und machen Sie deutlich, dass eine schnelle Meldung erwünscht ist. Wer Angst vor Ärger hat, schweigt. Und dann kann niemand mehr reagieren.
10. Überprüfung
Die Werkzeuge ändern sich schnell. Legen Sie fest, dass die Richtlinie mindestens alle sechs Monate überprüft wird. Notieren Sie das Datum der letzten Fassung oben auf dem Dokument.
Ein Beispiel für einen Abschnitt
Wie konkret eine Regel klingen kann, zeigt dieser Vorschlag für den Abschnitt zur Prüfung. Passen Sie ihn an Ihren Betrieb an:
„KI-Werkzeuge liefern Entwürfe, keine fertigen Ergebnisse. Wer einen KI-Entwurf verwendet, liest ihn vollständig und ist für den Inhalt verantwortlich. Zahlen, Termine, Namen und rechtliche Aussagen prüfen Sie an einer verlässlichen Quelle. Texte für Kunden und die Website gibt eine zweite Person frei. Wenn Sie unsicher sind, ob ein Einsatz erlaubt ist, fragen Sie die KI-Ansprechperson.“
Ein solcher Absatz ist schnell gelesen und lässt wenig Raum für Missverständnisse.
So führen Sie die Richtlinie ein
Eine Richtlinie, die per E-Mail verschickt wird, liest kaum jemand. Besser funktioniert dieser Weg:
- Fragen Sie im Team nach, wer welche Werkzeuge wofür nutzt. Ohne Vorwürfe, nur um ein Bild zu bekommen.
- Schreiben Sie einen Entwurf und lassen Sie zwei oder drei Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen gegenlesen.
- Gibt es einen Betriebsrat, beziehen Sie ihn früh ein.
- Stellen Sie die Richtlinie in einer kurzen Besprechung vor und beantworten Sie Fragen direkt.
- Legen Sie das Dokument dort ab, wo die Werkzeuge genutzt werden, zum Beispiel im Intranet oder auf der Startseite des Firmenkontos.
Erlauben ist genauso wichtig wie verbieten
Viele Richtlinien bestehen fast nur aus Verboten. Das führt dazu, dass Mitarbeitende entweder gar nichts mehr ausprobieren oder heimlich private Konten nutzen. Beides wollen Sie nicht. Eine gute Richtlinie zeigt deshalb ebenso deutlich, was ausdrücklich erwünscht ist. Wer weiß, wo er sicher experimentieren darf, bringt oft die besten Ideen ein.
Wenn Sie KI nicht nur nutzen, sondern in Ihre eigenen Abläufe oder Systeme einbinden möchten, finden Sie unter Individualsoftware mehr dazu. Für den Einsatz in Marketing und Kommunikation lohnt ein Blick auf Social-Media-Marketing.