Im Sommer ist das Büro oft halb leer. Die Website läuft trotzdem weiter, rund um die Uhr. Meistens geht das gut. Wenn aber genau dann das Zertifikat abläuft, das Kontaktformular streikt oder ein Plugin-Update die Startseite zerlegt, merkt es womöglich zwei Wochen lang niemand. Kunden schon.
Diese Checkliste hilft Ihnen, die Website vor der Abreise so vorzubereiten, dass sie ohne Sie auskommt. Und dass jemand reagieren kann, falls doch etwas passiert.
Zwei Wochen vor dem Urlaub
Zuständigkeit klären
Die wichtigste Frage zuerst: Wer kümmert sich, wenn etwas schiefgeht? Das kann eine Kollegin sein, Ihr Dienstleister oder Ihre Agentur. Entscheidend ist, dass diese Person es weiß, erreichbar ist und die nötigen Zugänge hat.
Legen Sie einen kurzen Notfallzettel an:
- Wer betreut Hosting und Website, mit Telefonnummer?
- Wo liegen die Zugangsdaten? Am besten in einem gemeinsam genutzten Passwortmanager, nicht in einer E-Mail.
- Welche Kundennummer und welcher Vertrag gehören zum Hoster?
- Wer darf entscheiden, ob die Seite im Notfall abgeschaltet wird?
Updates rechtzeitig einspielen
Bringen Sie Redaktionssystem, Erweiterungen und Themes etwa eine Woche vor der Abreise auf den aktuellen Stand. So bleibt Zeit, um Fehler zu bemerken. Wer am letzten Nachmittag noch schnell alles aktualisiert, fährt im ungünstigsten Fall mit einer defekten Website in den Urlaub.
Automatische Updates sind während der Abwesenheit ein zweischneidiges Schwert. Sicherheitsupdates sollten weiterlaufen. Größere Versionssprünge stellen Sie besser zurück, bis wieder jemand nachsehen kann.
Die Sicherung prüfen
Ein Backup ist nur so gut wie die letzte erfolgreiche Wiederherstellung. Prüfen Sie, ob die automatische Sicherung tatsächlich läuft, wann die letzte vollständige Kopie entstanden ist und wer weiß, wie man sie zurückspielt. Fragen Sie im Zweifel Ihren Hoster, wie lange er Sicherungen aufbewahrt.
Was technisch weiterlaufen muss
Erreichbarkeit überwachen
Ein Überwachungsdienst ruft Ihre Website in festen Abständen auf und meldet sich, wenn sie nicht antwortet. Solche Dienste gibt es in einfacher Form auch kostenlos. Tragen Sie dort mindestens zwei Empfänger ein, Sie selbst und Ihre Vertretung. Eine Warnung, die nur in Ihrem Urlaubspostfach landet, nützt wenig.
Sinnvoll ist es, neben der Startseite auch eine zweite wichtige Seite zu überwachen, etwa die Kontaktseite oder den Warenkorb. Manchmal funktioniert die Startseite aus dem Zwischenspeicher, während der Rest längst ausgefallen ist.
Zertifikat und Domain im Blick
Ein abgelaufenes SSL-Zertifikat führt dazu, dass Browser vor Ihrer Seite warnen. Die meisten Hoster erneuern Zertifikate automatisch. Verlassen Sie sich trotzdem nicht auf Erinnerungsmails. Let’s Encrypt, eine weit verbreitete kostenlose Zertifizierungsstelle, hat seinen E-Mail-Dienst für ablaufende Zertifikate am 4. Juni 2025 eingestellt. Schauen Sie vor der Abreise im Browser nach, bis wann Ihr Zertifikat gilt. Läuft es in den nächsten drei Wochen ab, lassen Sie die Erneuerung vorher prüfen.
Dasselbe gilt für die Domain. Prüfen Sie, ob die Verlängerung automatisch erfolgt und ob die hinterlegte Kreditkarte noch gültig ist. Scheitert die Abbuchung, wird die Domain nicht verlängert und kann im schlimmsten Fall verloren gehen.
Formulare und Postfächer testen
Senden Sie über jedes Formular eine Testanfrage. Kommt sie an? Landet sie im Spam? Erreicht sie die Person, die im Urlaub vertritt?
Richten Sie für Ihr Postfach eine Abwesenheitsnotiz ein, die einen konkreten Ansprechpartner nennt. „Ich bin bis zum 25. Juli nicht im Haus“ ohne weiteren Kontakt lässt Interessenten ratlos zurück. Prüfen Sie auch, ob das Postfach genug freien Speicher hat. Ein volles Postfach weist neue Nachrichten ab, oft ohne dass der Absender es versteht.
Was Besucher sehen sollten
Öffnungszeiten und Hinweise
Schließt Ihr Betrieb für einige Wochen, gehört das gut sichtbar auf die Website und in Ihr Google-Unternehmensprofil. Dort lassen sich besondere Öffnungszeiten für einzelne Tage eintragen, ohne die regulären Zeiten zu ändern. Denken Sie daran, Hinweise nach dem Urlaub wieder zu entfernen. Ein Betriebsferien-Banner, das im Oktober noch hängt, wirkt nachlässig.
Onlineshop auf die Abwesenheit einstellen
Im Shop zählt vor allem Ehrlichkeit bei den Lieferzeiten. Wenn Bestellungen erst nach dem Urlaub verschickt werden, muss der Kunde das vor dem Kauf erfahren. Passen Sie die Angaben auf Produktseiten und im Checkout an, nicht nur auf der Startseite. Prüfen Sie außerdem, ob automatische E-Mails an Kunden noch stimmen, etwa die Versandbestätigung mit einem Lieferversprechen.
Wenn doch etwas passiert
Trotz guter Vorbereitung kann etwas schiefgehen. Dann hilft eine klare Reihenfolge, die Ihre Vertretung kennt:
- Den Fehler beschreiben. Was genau funktioniert nicht, seit wann und auf welchen Geräten? Ein Bildschirmfoto hilft jedem, der später sucht.
- Beim Hoster nachsehen. Viele Ausfälle liegen am Server oder an einer Störung beim Anbieter. Ein Blick auf dessen Statusseite spart Zeit.
- Die letzte Änderung prüfen. Lief kurz vorher ein Update, ist es der erste Verdächtige.
- Dann entscheiden, ob Sie gestört werden müssen. Nicht jeder Fehler rechtfertigt einen Anruf am Strand. Ein ausgefallener Warenkorb in der Hauptsaison vielleicht schon.
Legen Sie vorher fest, ab wann Sie informiert werden möchten. Das erspart Ihrer Vertretung schwierige Abwägungen und Ihnen unnötige Anrufe.
Die Checkliste im Überblick
| Aufgabe | Zeitpunkt | Wer |
|---|---|---|
| Vertretung festlegen, Notfallzettel schreiben | 2 Wochen vorher | Inhaber |
| Updates einspielen und Website prüfen | 1 Woche vorher | Dienstleister oder intern |
| Sicherung und Wiederherstellung prüfen | 1 Woche vorher | Dienstleister |
| Zertifikat und Domainlaufzeit kontrollieren | 1 Woche vorher | intern |
| Überwachung mit zwei Empfängern einrichten | 1 Woche vorher | intern |
| Formulare testen, Abwesenheitsnotiz einrichten | letzter Arbeitstag | intern |
| Hinweise und Lieferzeiten anpassen | letzter Arbeitstag | intern |
| Hinweise entfernen, Postfach und Formulare prüfen | erster Arbeitstag danach | intern |
Nach der Rückkehr
Planen Sie am ersten Arbeitstag eine halbe Stunde für die Website ein. Sehen Sie die Meldungen des Überwachungsdienstes durch, prüfen Sie den Spamordner auf verlorene Anfragen und schauen Sie in die Search Console, ob in der Zwischenzeit Fehler gemeldet wurden. Danach holen Sie die zurückgestellten Updates nach.
Wer die Website nicht selbst im Blick behalten möchte, kann diese Aufgaben dauerhaft abgeben. Was zu einer laufenden Betreuung gehört, lesen Sie unter Hosting und Wartung. Für Shops mit Urlaubsbetrieb lohnt sich zusätzlich ein Blick auf Onlineshop-Entwicklung.